投EI会议要自己到场吗?参加EI(Engineering Index，工程索引)会议是许多科研工作者学术生涯中的重要环节，但对于是否需要亲自到场这一问题，许多初次投稿者或经验不足的研究者常常感到困惑。实际上，这个问题并没有一刀切的答案，而是取决于会议的具体要求、个人的实际情况以及学术交流的目的。

EI会议的基本性质

EI会议属于国际学术会议的一种，通常由专业学会、高校或研究机构主办，旨在为特定领域的学者提供交流最新研究成果的平台。与SCI期刊不同，会议论文往往要求作者在限定时间内完成研究并提交，经过评审后，被接受的论文将被收入会议论文集，部分优秀论文还可能被推荐至相关期刊发表。

传统上，学术会议都要求作者亲自到场做口头报告或海报展示，这是学术交流的核心环节。然而，随着科技发展和全球化进程，特别是新冠疫情的冲击，许多会议开始采用线上线下混合模式，甚至完全线上举办。这就使得"是否需要亲自到场"成为一个需要具体情况具体分析的问题。

必须到场的情况

某些EI会议仍然坚持传统的线下模式，明确要求被录用论文的作者必须亲自到场报告。这类会议通常在投稿指南或录用通知中会明确说明参会要求，如果作者无法到场，论文可能会被撤稿或不被收入最终会议论文集。这种情况多见于：

1. 会议有严格的考勤制度，将现场报告作为论文收录的必要条件;

2. 会议特别注重面对面的学术交流，如一些小型高端研讨会;

3. 某些学科领域传统上更重视现场演示，如需要展示实验设备或技术操作的工程类会议。

此外，如果论文被选为"最佳论文"候选或受邀做特邀报告，组织方通常会强烈建议甚至要求作者到场。这类机会往往对学者建立学术声誉很有帮助，缺席可能会影响未来的合作机会。

可以不到场的情况

随着远程会议技术的成熟，越来越多的EI会议开始接受作者不到场的参与方式。常见的情形包括：

1. 会议本身采用线上线下混合模式，允许作者选择远程报告;

2. 作者因签证、经费或健康等原因无法到场，经向组委会申请获得批准;

3. 论文仅被收录但不安排报告，或仅要求提交海报电子版;

4. 作者委托合著者或同事代为报告(需提前告知组委会并获认可)。

值得注意的是，即使会议允许远程参与，现场交流的机会仍然更为丰富。不到场可能会错过与同行深入讨论、建立合作关系的宝贵机会，这也是许多资深学者仍倾向于亲自参会的原因。

如何判断是否需要到场

对于刚收到EI会议录用通知的作者，建议通过以下步骤确认参会要求：

1. 仔细阅读录用邮件和会议网站上的"作者指南"，查找关于参会方式的明确说明;

2. 查看会议日程安排，确认自己的论文是被安排为口头报告、海报展示还是仅收录;

3. 如信息不明确，直接联系会议秘书处或程序委员会主席询问具体规定;

4. 考虑会议地点、时间与自身行程的匹配度，评估到场可行性;

5. 咨询有经验的同事或导师，了解该会议的历史惯例。

若决定不到场，应尽早与组委会沟通，了解替代方案(如录制报告视频、委托报告等)，并按要求提交必要材料，避免因沟通不畅导致论文被意外撤稿。

不到场的替代方案

对于确实无法亲自参会的作者，现代学术会议通常提供以下几种替代方案：

1. 预录视频报告：按照会议要求录制15-20分钟的报告视频，提前提交给组委会;

2. 实时视频连线：在论文报告时段通过Zoom、腾讯会议等平台远程接入;

3. 委托报告：由到场的合著者或其他可信赖的同行代为展示;

4. 电子海报：将研究成果制作成电子海报提交，供与会者在线浏览;

5. 书面交流：在会议系统中上传论文全文和演示文稿，供参会者下载阅读。

选择替代方案时，应优先考虑能够最大化展示研究成果的方式。例如，对于技术性强的研究，视频报告可能比委托报告更有效;而对于概念性研究，详细的书面材料也许就足够了。

到场与不到场的利弊权衡

亲自到场参会的主要优势在于：

- 能够直接获得同行反馈，促进研究改进;

- 有机会结识潜在合作者，拓展学术网络;

- 参与会间讨论和社交活动，了解领域最新动态;

- 提升个人在学术社区的可见度和影响力。

而不到场的主要优势则是：

- 节省时间和差旅成本，特别是国际会议;

- 避免长途旅行带来的身体疲劳和时差问题;

- 对教学任务重或家庭责任多的学者更为便利。

在决策时，学者需要综合考虑研究阶段、职业发展阶段和个人实际情况。例如，博士生和早期职业研究者可能更需要通过现场参会建立学术关系，而资深学者也许可以更灵活地选择参与方式。

特殊情况的处理

某些特殊情况需要特别考虑：

1. 签证问题：对于在中国大陆举办的EI会议，外国学者可能面临签证困难;反之亦然。这种情况下，提前与组委会沟通寻求解决方案尤为重要。

2. 经费限制：缺乏参会经费是许多年轻学者的现实障碍。可以咨询会议是否有旅行资助计划，或考虑与合著者分摊费用。

3. 健康因素：疫情期间形成的线上参会习惯为有健康顾虑的学者提供了便利，这种灵活性在许多会议中得以保留。

4. 时间冲突：若与教学或其他重要承诺冲突，可尝试调整校内安排，或选择仅参加会议的部分环节。

在这些情况下，透明、及时的沟通是关键。学术社区通常能够理解各种限制，并提供合理的替代方案。

未来趋势

后疫情时代，学术会议的形态正在经历深刻变革。完全线下会议的比例有所下降，而混合模式成为新常态。这种变化使得学者们有了更多选择，但也带来了新的挑战，如如何保证远程参与的质量和互动效果。

一些会议开始尝试"区域中心"模式，即在多个地理区域设立分会场，通过技术手段连接，既保留了面对面交流的优势，又减少了长途旅行。此外，虚拟现实技术的应用也为远程参会提供了更沉浸式的体验。

可以预见，未来的EI会议可能会提供更加多样化的参与方式，学者们将能够根据每次会议的具体价值和自身情况，灵活选择最适合的参与形式。